Esta es una de esas historias que uno no cuenta con orgullo, pero que conviene contar, aunque solo sea para que otros no la repitan.
Hace unos años contratamos al Ferrari de los CRM Y, ya puestos, también al integrador que ellos mismos nos recomendaron. Hasta ahí, todo muy de manual. Empresa que crece, CRM que se queda pequeño, fabricante top, integrador "de confianza". Quién se va a equivocar contratando a una empresa grande y que se anuncia en la F1... Lo que cualquier consultor te aconsejaría hacer.
Pero lo que pasó después no lo cuenta nadie. Año y medio. Mil reuniones. Replanteos de alcance, revisiones, llamadas urgentes, "en el próximo sprint lo tenemos", "ahora sí que sí". Y el CRM, sin echar a rodar. Ni a paso ligero, ni siquiera trotando, literalmente sin moverse. La cantidad de dinero que dejamos por el camino prefiero no contarla, y no es modestia, es vergüenza pura. Cuando ya no quedaba forma elegante de salir, el tema acabó como acaban estas cosas. Con abogados.
De aquello sacamos dos cosas. Una factura larguísima de aprendizajes (y de las otras). Y un cabreo del tamaño suficiente como para tomar la decisión que solo se toma cuando uno ya está harto (o te dicen la famosa frase de "no hay huev**"...), dejar de buscar la solución fuera.
Lo primero, parar la hemorragia. Desplegamos Microsoft Lists como CRM provisional (sí, un Excel glorificado, ya lo sé) y montamos alrededor un puñado de pequeñas herramientas dentro del ecosistema Microsoft que nos permitieran seguir operando con cierta dignidad. Era un parche, pero un parche que funcionaba. Y mientras tanto, en paralelo, fuimos evaluando alternativas más serias.
Spoiler, ninguna nos terminó de gustar. Unas demasiado caras, otras demasiado rígidas, todas pensadas para empresas que no se parecían a la nuestra. Cada demo era el mismo guion: portavoz simpático, slides bonitas, casos de éxito impecables… y por dentro, la misma arquitectura de hace quince años con una capa de IA pintada por encima para hacer ruido en LinkedIn.
Nosotros queríamos justo lo contrario. IA integrada desde el diseño, no como capa de barniz. Y si nadie nos la iba a vender, la íbamos a tener que construir. Hace año y medio nos remangamos. Y así nació CuatrIA.
El nombre viene de "cuatro", por los cuatro ejes que integra: administración y finanzas, desarrollo de negocio, service delivery (lo que pasa día a día en las operaciones) y recursos humanos. La "IA" del final no necesita explicación. Cuatro áreas que en casi cualquier empresa, y desde luego en la nuestra, viven como cuatro mundos paralelos: cada uno con su sistema, los mismos datos repetidos en tres sitios distintos, y alguien que se pasa los viernes cruzándolo todo a mano en una hoja de cálculo. La idea de CuatrIA, en pocas palabras, era matar ese Excel del viernes.
Hay mucho que contar sobre cómo está hecha, qué problemas concretos nos resuelve ya cada día y qué viene después, pero eso será materia de los próximos posts. Este iba simplemente para contaros la historia de por qué llegamos a construirnos un CRM, que, dicho ya por algunos clientes y aliados que la han visto, es algo nuevo, que destaca por su capacidad para tener todo integrado y hablando el mismo idioma, y, especialmente, por todo lo que facilita el día a día al equipo.